Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine Assistentin/einen Assistenten (w/m/d) der Hauptgeschäftsführerin in Berlin.
Der BDI ist die Spitzenorganisation der deutschen Industrie und der industrienahen Dienstleister. Er spricht für 39 Branchenverbände und mehr als 100.000 Unternehmen mit rund acht Millionen Beschäftigten. Er transportiert dabei die Interessen der deutschen Industrie an die politisch Verantwortlichen und unterstützt damit die Unternehmen im globalen Wettbewerb.
Ihr Aufgaben
- Selbstständige und zuverlässige Erledigung und Koordination aller organisatorischen und administrativen Aufgaben im Büro der Hauptgeschäftsführerin
- Steuerung und Bearbeitung administrativer Prozesse, z. B. Terminkoordination, Reisemanagement, Verteiler- & Datenpflege, Office Management sowie Vorgangsmanagement
- Koordination, Organisation und Überwachung von Terminen im In- und Ausland mit hochrangigen Regierungs- und Wirtschaftsvertretern
- Konferenzmanagement und Gästebetreuung
- Absprache mit den Fachabteilungen bzgl. der inhaltlichen Vorbereitung von Gesprächen und Verhandlungen auf politischer und wirtschaftlicher Ebene
- Aktive Mitarbeit beim Management und der Steuerung von Projekten
- Nachbereitung von Besprechungen, Klausursitzungen, Geschäftsführerkonferenzen und Sitzungen des Präsidiums und des Vizepräsidiums
- Aktive Mitarbeit bei Prozessmanagement und -optimierung sowie bei der Erstellung von Zusammenfassungen und Übersichten für die interne und externe Kommunikation
- Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
Ihr Profil
- Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung oder alternativ einschlägige Berufserfahrung
- Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- und Sekretariatsbereich
- Ausgeprägtes Interesse an wirtschafts- und gesellschaftspolitischen Zusammenhängen
- Hohes Maß an Diskretion
- Hohe Belastbarkeit, Flexibilität sowie sehr gute organisatorische Fähigkeiten
- Sicherheit im Officemanagement
- Sehr gute Prozess- und Projektorientierung
- Ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung
- Hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit sowie ausgeprägte Teamfähigkeit
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
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